BUSCARV para búsquedas parciales

¿Cómo buscar cuando solo tenemos parte del criterio de búsqueda?

Producimos piezas y tenemos un histórico del porcentaje de las piezas producidas con defectos. Queremos saber cuántas piezas con defecto fabricaremos de algunas piezas en la próxima serie.

En una tabla auxiliar tenemos el histórico de defectos con el código de la pieza.

Sin embargo, en la tabla principal solo tenemos parte del código de la pieza.

Para hacer el cálculo de piezas defectuosas en la tabla principal, primero tenemos que hacer la búsqueda y después conseguir el porcentaje en la tabla auxiliar.

BUSCARV es una función de búsqueda y referencia. La usamos para buscar elementos en una tabla o en un rango por fila.

BUSCARV(valor_buscado;matriz_tabla;indicador_columnas;[rango])

¿Cómo lo hacemos?

Aunque nuestros criterios son parciales, podemos hacer las búsquedas sin mayor problema con solo añadir el carácter * al criterio parcial de búsqueda.

Paso 1: escribimos la función de búsqueda

Empezamos a construir la fórmula escribiendo la función en la barra de fórmulas. Como valor buscado, el código del primer producto:

A continuación, selecionamos la matriz en donde queremos buscar (la tabla HISTÓRICO) y fijamos con F4, puesto que es una referencia absoluta: cualquier código de la tabla principal se consulta en la tabla auxiliar.

La columna que nos interesa de la tabla auxiliar es la segunda (% defectuosas) así que escribimos 2 como índice.

Por último, como queremos una coincidencia exacta, escribimos 0 ó FALSO en la función.

Validamos la fórmula y extendemos la selección hacia abajo, pero conseguimos el error #N/D (No Disponible) en las celdas, porque no encuentra ninguno de los valores parciales en la tabla auxiliar,

Paso 2: adaptamos el criterio parcial

Acabamos de comprobar que un argumento de búsqueda directo (el valor de la celda sin más) no nos sirve. Tenemos que mejorarlo para conseguir resultados.

El carácter *, usado con una cadena de texto en una búsqueda, reemplaza un grupo cualquiera de caracteres. Es un comodín que podemos usar según nos convenga. El otro carácter comodín (?) reemplaza un único carácter.

Por tanto, vamos a emplear el carácter * para mejorar el argumento de búsqueda. De esta manera, al añadir * a una cadena de texto, obtenemos nuevas cadenas de texto. Por ejemplo, tenemos la cadena ABC. Le añadimos delante * y entonces conseguimos cadenas como: 1ABC, XABC, D4fABC…

Si además añadimos el carácter * al final de la cadena, *ABC* dará lugar a cadenas como 14fABC2Nm, O23ABCtUU…

Para nuestro caso, escribimos la función en la celda como:

Observa que son necesarias las comillas junto al carácter * y que necesitamos el operador & para unir las tres subcadenas. El resto de la función no cambia:

Validamos la fórmula y extendemos la selección hacia abajo.

Ahora solo aparece el error #N/D (No Disponible) en las celdas cuyos valores no están en la tabla auxiliar.

Paso 3: controla el error #N/D

Controlamos el error #N/D con la función SI.ERROR. Con esto conseguimos sustituir la indicación del error por un mensaje propio o por un valor adecuado.

La función SI.ERROR tiene como primer argumento el resultado esperado, y como segundo argumento una alternativa en caso de error: un mensaje personalizado, un valor, una fórmula, otra función…

SI.ERROR(valor; valor_si_error)

Escribimos la función SI.ERROR al principio de la barra de fórmulas. Con esto usamos como primer argumento la evaluación realizada por la función BUSCARV.

Al final de la fórmula escribimos la alternativa en caso de error. Por ejemplo, la alternativa es «No hay datos».

Con esto validamos la fórmula y extendemos la selección hacia abajo.

A partir de la versión 2013, Excel incorpora la función SI.ND para controlar el error #N/D. Si dispones de esta versión o de una superior, puedes emplearla del mismo modo que SI.ERROR.

Paso 4: calculamos las piezas defectuosas

Las piezas defectuosas que obtendremos según los datos históricos son el resultado de la siguiente fórmula:

= unidades * (% piezas defectuosas/100)

En nuestro caso:

Ahora validamos la fórmula y extendemos la selección hacia abajo.

Ahora nos da un error de valor (#¡VALOR!) en las celdas con el valor No hay datos, es decir, las celdas donde no es posible hacer el cálculo.

Al igual que con el primer error, controlamos este segundo con la función SI.ERROR. Ahora, cuando se produce el error, dejamos la celda en blanco como valor (comillas vacías).

Validamos la fórmula y extendemos la selección hacia abajo.