SUMA entre fechas

¿Cómo sumamos valores entre fechas?

Sumar fechas es muy sencillo cuando comprendemos cómo Excel maneja la información relacionada con el tiempo. Para Excel, una fecha es simplemente un número entero.

Siendo más preciso, una fecha es un número de serie que representa el número de días transcurridos desde enero de 1900. De esta manera, el número de serie 1 corresponde al 1 de enero de 1900. A ese número de serie le damos un formato especial. Por lo tanto, puede aparecer como 01/01/2020, o como miércoles, 01 de enero de 2020, o como 1-ene… pero el número de serie sigue siendo el mismo: el 43831.

Puesto que se trata de un entero, las fechas en Excel son muy manejables para nuestros cálculos. Así podemos sumar los valores de un mes concreto, o también podemos sumar valores según ciertos criterios, o quitar días con respecto a una fecha.

Tenemos los datos de los ingresos de una empresa durante el año 2020. La tabla que usamos lista algo más de 4.000 registros para que así podamos ver toda la potencia de cálculo de Excel con las fechas.

En primer lugar vamos a explorar cómo Excel suma entre fechas. A continuación cómo suma los valores por mes completo, y por último cómo suma fechas según períodos de tiempo.

Suma entre dos fechas

Queremos saber las ventas entre dos fechas. Para eso contamos con la tabla auxiliar donde escribimos la fechas que acotan la duración del período de tiempo.

En la celda TOTAL vamos a escribir la fórmula que calcula el total de ventas del período elegido.

Las dos fechas del intervalo de tiempo son dos condiciones para la suma entre fechas. Por lo tanto, en primer lugar la función atiende a esos dos criterios y criba los valores que los cumplen, y en segundo lugar los suma.

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La función SUMAR.SI.CONJUNTO suma todos los argumentos que cumplen varios criterios. Podemos emplear hasta 127 criterios.

SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2; criterios2];…)

¿Cómo lo hacemos?

Este caso hacemos un uso sencillo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO. Solo tenemos que fijar los dos criterios que delimitan el rango de fechas.

Como tenemos muchos datos para manejar, previamente creamos referencias de nombre para los rangos que usamos en la función.

Los nombres fechas, productos y ventas incluyen, cada uno, los valores de las columnas correspondientes. De esta manera hacemos más manejable la función.

Paso 2: usamos nombres en la función

Como rango_suma empleamos el nombre ventas y como rango_criterios1 el nombre fechas.

Paso 3: creamos los criterios

Vamos a construir el primer criterio. Primero, tenemos que tener en cuenta que dentro de una fórmula los operadores de comparación son cadenas de texto y por tanto se escriben entre comillas.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(ventas;fechas;">="

En caso de no hacerlo, Excel lanzará el aviso de error en la fórmula:

Incluimos la celda con la fecha de inicio en el criterio (la celda F4), y usamos la y comercial (&) para unir y generar un solo elemento:

Hacemos lo mismo para el segundo criterio. Como rango usamos fechas, y como criterio el operador menor o igual y la celda G4, que es la fecha final.

Ya tenemos acotadas las fechas del intervalo que necesitamos, y ahora conseguimos el resultado:

Suma por mes completo

Queremos el resumen anual de las ventas mes a mes. En una tabla auxiliar tenemos los meses en formato <<nombre de mes-año>>, y en la celda TOTAL MES obtenemos las ventas de cada mes.

Para poder usar la función SUMAR.SI.CONJUNTO, necesitamos acotar el rango de fechas. Sin embargo, ese formato de fecha de la tabla auxiliar, en una única celda, no nos proporciona la última fecha de cada mes.

La función FIN.MES soluciona nuestro problema, y con ella podremos tener los dos criterios que fijan el rango de fechas.

La función FIN.MES nos devuelve el número de serie del último día del mes. A partir de una fecha inicial, buscamos el último día según el número de meses que le indiquemos.

FIN.MES(fecha_inicial, meses)

VIDEO FUNCION FIN.MES

¿Cómo lo hacemos?

Para solucionar este caso, vamos a combinar la función SUMAR.SI.CONJUNTO como ya hemos aplicado en el caso anterior, y la función FIN.MES.

También empleamos nombres para los rangos de ventas y fechas, además de los operadores lógicos mayor o igual que («>=») y menor o igual que («<=»).

Paso 2: ventas como rango para la suma

Como rango_suma usamos el nombre ventas:

A continuación escribimos el rango_criterios1: el nombre fechas:

El criterio1 lo construimos con el operador lógico mayor o igual que… Como vemos, se escribe entre comillas.

La fecha inicial es el propio mes, es decir, la celda correspondiente al mes. En este caso F4:

Paso 3: la fecha final de cada mes

Para el segundo criterio, volvemos a emplear el nombre fechas:

El criterio2 lo construimos con el operador lógico menor o igual que… y también lo escribimos entre comillas.

Por último como fecha final, usamos la función FIN.MES. El primer argumento para esta función es la celda F4, es decir, el mes en cuestión, y como segundo argumento escribimos 0, puesto que queremos el último día de dicho mes.

Con esto, tenemos completa la función, y este es el resultado para el primer mes:

Extendemos la fórmula hacia abajo y conseguimos el resultado del infome mes a mes:

Suma de fechas según períodos de tiempo discontinuos

Ahora vemos cómo sumar períodos de tiempo discontinuos, es decir, de lunes a jueves, o los fines de semana, o todos los miércoles de un semestre…

Por ejemplo, queremos el resumen, mes a mes, primero de los ingresos de lunes a jueves y segundo de los fines de semana.

Este resumen necesita la función DIASEM, que nos devuelve el día de la semana como un número entero entre 1 y 7.

Podemos aplicar la función DIASEM cuando tenemos una celda con un valor en cualquier formato de fecha, o bien cuando recibe el valor de una función FECHA o cuando es el resultado de otras fórmulas o funciones.

DIASEM(núm_de_serie,[tipo])

Añadimos una columna a la tabla principal para conseguir el día de la semana de las fechas.